Ile lodów zamówić na event firmowy lub festyn? Prosty sposób na obliczenie ilości

„Zabrakło lodów" – dwa słowa, których żaden organizator nie chce usłyszeć

Są dwa rodzaje błędów przy zamawianiu lodów na event. Pierwszy: za mało – goście odchodzą z kwitkiem, a organizator z poczuciem winy. Drugi: za dużo – niepotrzebny koszt i zmarnowany produkt, który nie przeżyje transportu powrotnego.

Oba błędy wynikają z tego samego źródła: braku konkretnego punktu odniesienia. Organizatorzy najczęściej zamawiają „na oko" – albo według zasady „lepiej za dużo niż za mało", albo według intuicji, która nie uwzględnia dziesiątek zmiennych.

Co wpływa na to, ile lodów faktycznie zniknie?

Temperatura i pogoda

To najsilniejszy czynnik ze wszystkich. W upalne dni (powyżej 28°C) goście chętnie sięgają po lody dwukrotnie – szczególnie na eventach plenerowych bez klimatyzacji. Przy pochmurnym, chłodniejszym dniu (poniżej 20°C) popyt spada wyraźnie, szczególnie wśród dorosłych.

Zasada praktyczna: przy temperaturze powyżej 26°C zwiększ bazową ilość o 25–30%.

Długość eventu

Im dłuższy event, tym większa szansa, że goście wrócą po dokładkę. Na krótkich eventach (do 2 godzin) większość gości bierze jedną porcję. Na wydarzeniach trwających 4–6 godzin odsetek osób biorących dwie porcje rośnie do 20–35%.

Profil gości

• Dzieci i rodziny – dzieci biorą lody pewnie, dorośli towarzyszący też chętnie. Przelicz 1,5–2 porcje na każde dziecko.
• Dorośli w środowisku firmowym – bardziej powściągliwi, szczególnie przy oficjalnych eventach. Bazuj na 1 porcji na osobę z 15% buforem.
• Mieszana publiczność festynowa – różnorodna i nieprzewidywalna. Zwiększ bufor do 20–25%.

Inne desery w ofercie

Jeśli na evencie jest tort, ciasto lub inne słodkie przekąski, część gości wybierze alternatywę zamiast lodów. W takiej sytuacji zmniejsz ilość lodów o 15–20% w stosunku do standardowego zamówienia.

Pora dnia

Lody po obiedzie lub jako element popołudniowego programu schodzą lepiej niż te podawane rano lub bezpośrednio przed posiłkiem. Jeśli rower z lodami pracuje w godzinach 12:00–16:00, możesz liczyć na wyższy popyt.

Bazowa tabela: ile gałek lodów na osobę?

Poniższa tabela zakłada temperaturę 22–26°C, event trwający 2–4 godziny i brak innych deserów.

Jak czytać tabelę: weź liczbę gości, pomnóż przez porcje na osobę, dodaj bufor. Przykład: 100 dorosłych na pikniku firmowym = 100 × 1,25 + 10% = ~138 porcji.

Przykłady obliczeń dla konkretnych eventów

Jakie smaki i opcje warto mieć w ofercie?

Smaki, które zawsze schodzą najszybciej

Na podstawie obsługi dziesiątek eventów w Krakowie i Małopolsce możemy wskazać smaki, po które goście sięgają najchętniej: wanilia (klasyk, nie do zastąpienia), czekolada, truskawka w sezonie, cytrynowy sorbet w gorące dni. Te cztery smaki powinny stanowić łącznie ok. 60–70% całego zamówienia.

Smaki, które wyróżniają event

Pistacja, malina, solony karmel, kokos – smaki, które goście pamiętają i o których mówią. Warto mieć 2–3 takie „wyróżniki" w ofercie dnia.

Opcje wegańskie i bez laktozy

Na każdym evencie firmowym w 2026 roku możesz zakładać, że 10–15% gości szuka opcji roślinnych lub bez laktozy. Sorbety owocowe są naturalnie wegańskie – idealny obowiązkowy element każdego zestawu eventowego.

Opcje bez cukru

Coraz więcej osób – szczególnie na eventach firmowych – aktywnie szuka opcji bez cukru. Warto o tym poinformować organizatora z wyprzedzeniem, żeby mógł komunikować gościom dostępność takiej opcji.

Podsumowanie: licz, nie zgaduj

Planowanie cateringu lodowego na event Kraków nie musi być wróżeniem z fusów. Gdy znasz już liczbę porcji, sprawdź co obejmuje wynajem budki z lodami. Kilka podstawowych pytań – ile osób, jak długo, jaka pogoda, co jeszcze w menu – wystarczy, żeby zbudować rozsądne zamówienie.

← Wróć do bloga